Na čo si dať pozor pri výbere dodávateľa informačného systému

Zavedenie informačného systému  je jedným z najdôležitejších strategických rozhodnutí firmy. Firmy vstupujú do procesu zavedie IS s požiadavkou zefektívnenia podnikových procesov. Pri prechode na informačný systém prichádza z jednej strany k vynaloženiu finančných prostriedkov firmy a z druhej strany k zmenám zaužívaných postupov (obmedzenie papierovej evidencie), preškoľovaniu zamestnancov a podobne, preto si pri výbere dodávateľa informačného systému dať pozor na niektoré aspekty.

Čo by Vám dodávateľ informačného systému mal ponúknuť?

• Istotu, stabilitu a kvalitu
• Komplexný balík riešení
• Poznať špecifiká jednotlivých odvetví
• Seriózny prístup a podpora zákazníka

1. Schopnosť prispôsobiť sa

Pri výbere informačného systému by ste mali mať už hrubú predstavu o tom čo chcete vo firme dosiahnuť jeho zavedením, zmapujte svoje požiadavky a identifikujte podnikové procesy. Nový informačný systém by sa mal vedieť primerane prispôsobiť aj v prípade rastu firmy, aby ste v strednodobom časovom horizonte nemuseli opäť pristupovať k výberu ďalšieho (napr. pri rozšírení firmy). Dodávateľ podnikového systému by vám ma vedieť ponúknuť riešenie priamo pre vás a poznať špecifiká jednotlivých odvetví.

Nový IS by sa mal prispôsobiť vašej firme a podporiť vaše špecifické a konkurenčné výhody.

„Při implemetacích vycházíme z letitých zkušností, ale samozřejmě se snažíme maximálně vycházet vstříct požadavkům zákazníků tak, aby jim byl systém šitý opravdu na míru. Za roky působosti v oblasti IT a firemních informačních systémů dokážeme odfiltrovat i takové požadavky na úpravy, které jsou v praxi nepoužitelné a nepřinesly by zákazníkovi žádný užitek.“

2. Preverte si referencie

Referenčná návšteva vybranej firmy, ktorá má podobné odvetvové riešenie ako vy, by mala byť samozrejmosťou. Pri takejto referenčnej návšteve sa môžete pýtať na to, čo vás najviac zaujíma. Ak vám niekto namiesto referencie ponúka len demo verziu, bez potrebného vysvetlenia a školenia je to pre vás len stratou času.

Raz vidieť je lepšie ako 10x počuť.

„Tento postup dodržujeme u našich potenciálních zákazníků již řadu let. Zakldáme si na tom, abychom jim umožnili vidět náš infromační systém v provozu ve firmě, která je jim co nejpodobnější. Tento způsob se nám již několikrát osvědčil. Referenčních návštěv využíváme i u stálých zákazníků, kteří by rádi systém rozšířili o novou oblast, ale chtějí si ověřit jak to funguje v praxi.“

3. Definujte rozsah projektu

Každá seriózna firma, ktorá vám ponúkne informačný systém, by mala začínať analýzou vašich potrieb. Každá organizácia má vlastné požiadavky na informačný systém. Je potrebné tieto požiadavky špecifikovať a konzultovať s dodávateľom systému, dôležitosť tohto kroku plynie pre správne fungovanie informačného systému.

Odhaľte skrytý potenciál, úzke miesta, rezervy, ktoré využijete pre svoj prospech.

„V naší společnosti klademe velký důraz na preciznost vypracování analýzy současného stavu a návrhu řešení. Analýzu vždy pečlivě diskutujeme se zadavatelem a snažíme se najít nelepší kompromis.“

4. Podpora zákazníka

Okrem funkčnosti informačného systému je tiež dôležitá následná servisná a technická podpora, je vhodné mať k dispozícii podporu na diaľku – telefonicky (Hot-line), či písomne (e-mail) pre riešenie vašich požiadaviek. Vhodné sú tiež pravidelné návštevy konzultantov pre kontinuálny rozvoj a aktualizáciu systému, aby IS plnil v každom okamžiku požiadavky zákazníka.

„Většina našich zákazníků si v praxi ověřila, jak jsou pravidelné návštěvy našich konzultantů prospěšné. Upravují tak systém dle jejich aktuálních požadavků a pomáhají tak formě růst a posouvat se dále. Samozřejmostí je linka Hotline a také servisní zóna pro evidenci a řešení požadavků že strany zakázníků se stanovenými lhůtami řešení.“